Przygotowanie eventu to praca wymagająca dużego nakładu czasu i narażająca na stres. Jeżeli interesuje czeka Cię organizacja takiego wydarzenia – mamy dla Ciebie zestaw praktycznych porad, dzięki którym skutecznie je wypromujesz.
Fundamenty eventu – 6-8 tygodni do wydarzenia
Jeżeli chcesz zorganizować średniej wielkości, bezpłatne wydarzenie – czyli na przykład takie, w którym udział weźmie 100 osób słuchających 2 prelegentów – miesiąc to minimalny czas, jakiego potrzebujesz, żeby skutecznie przeprowadzić wszystkie działania.
Aby sprawnie przejść przez ten proces – wcześniej przygotuj plan, w którym określisz terminy realizacji poszczególnych etapów. Jeżeli chcesz zbudować wydarzenie bazując na wybranych prelegentach – a nie dobierać prelegentów do określonego tematu – zaproponuj im udział już na ok. 6 tygodni przed datą wydarzenia.
A przy okazji – testuj. Nie ma idealnego terminu. Z doświadczenia wielu event managerów wynika, że warto wybrać optymalny czas (nie za wcześnie i nie za późno). W przypadku zbyt wczesnego zapytania – wzrasta ryzyko, że prelegent zrezygnuje w trakcie przygotowań, a jeżeli złożysz propozycję zbyt późno – może pojawić się problem z dopasowaniem kalendarzy.
Jeżeli planujesz wynająć przestrzeń, w której odbędzie się wydarzenie i wiesz, że liczba uczestników spotkania nie ulegnie zmianie (czyli nie zwiększysz liczby biletów) – zadbaj o to w podobnym terminie (czyli ok. 1,5 miesiąca przed wydarzeniem).
Na tym etapie określ również podstawowe założenia, doprecyzuj grupę odbiorców i cel tego przedsięwzięcia. To nie tylko ułatwi Ci kolejne działania, ale przede wszystkim będzie Twoim niezbędnikiem informacji w kontakcie z każdym, kto zainteresuje się eventem (uczestnicy, dziennikarze, inni szkoleniowcy).
Coraz głośniej – 3-4 tygodnie do wydarzenia
Masz już świetnych prelegentów, którzy wpisali w swoje kalendarze ten dzień i zarezerwowaną przestrzeń, która doskonale odpowiada charakterowi tego spotkania. Czas na promocję. Często zakres zadań event managerów obejmuje realizację działań promocyjnych albo przynajmniej koordynację tych działań.
Na około 4 tygodnie przed wydarzeniem potrzebujesz gotowych tekstów i grafik. Tworząc te elementy, zwróć uwagę na to, jak zbudowano opisy i grafiki innych wydarzeń – znajdź inspirację albo wyróżnij się. Możesz na przykład bazować na minimalizmie i stworzyć bardzo krótką nazwę wydarzenia (określ to w 3 słowach), treściwe opisy (co “otrzymują” uczestnicy, dlaczego warto wziąć udział, dla kogo jest to spotkanie) i wyraziste, ale proste grafiki.
Na tym etapie możesz również opracować notki prasowe, nakręcić zaproszenie w formie video i nagrać swoją krótką wypowiedź w formie audio.
3 tygodnie przed wydarzeniem to najwyższy czas na rozpoczęcie konkretnych działań promocyjnych – takich jak otwarcie landing page’a czy opublikowanie wydarzenia na Facebooku.
Facebook od dawna stanowi świetne narzędzie dla event managerów, które zresztą nadal rozwija. Pierwsze dni po publikacji wydarzenia warto poświęcić na wykorzystanie potencjału ruchu organicznego. Wykorzystaj swoją sieć znajomych, zachęć prelegentów do udostępnienia, odezwij się do administratorów stron typu “Co się dzieje w mieście…” i do branżowych fanpage’y.
Zapełnij salę – 1-2 tygodnie przed wydarzeniem
Uruchom płatną kampanię na Facebooku, prześlij notki prasowe do lokalnych redakcji, dołącz zaproszenie video w wiadomościach do dziennikarzy serwisów internetowych i prześlij swoją wypowiedź audio do stacji radiowych.
Często zdarza się, że największy wzrost w rejestracji na landing page’u zauważysz dopiero na kilka dni przed wydarzeniem. W przypadku bezpłatnych eventów nie przywiązuj się do liczby osób, które dołączą do wydarzenia na Facebooku lub uzupełnią formularz rejestracyjny.
Niektórzy eventowcy przyjmują, że na sali pojawi się ¼ osób z wydarzenia na FB i/lub ½ osób, które dokonały rejestracji na landing page’u. Jednym ze skutecznych rozwiązań jest dzwonienie, wysyłanie SMS lub wysyłanie prywatnych (spersonalizowanych) wiadomości na Facebooku do osób “wstępnie” zainteresowanych.
Ostatnim etapem jest dzień wydarzenia. To czas, który warto poświęcić uczestnikom. Publikuj przed, ale także w trakcie i po wydarzeniu. Na początku spotkania zachęć gości do aktywności w ich profilach social media i oznaczania Twojego wydarzenia. Jeżeli chcesz poznać opinie osób, które dołączyły do Twojego wydarzenia – poinformuj ich o tym jeszcze w trakcie spotkania, a kolejnego dnia prześlij ankietę i poproś o feedback.
Pamiętaj o mierzeniu skuteczności poszczególnych działań i nie ograniczaj podsumowania jedynie do określenia liczby uczestników. Każda grupa docelowa, każde miejsce i każda tematyka może w odmienny sposób odpowiadać na Twoje propozycje, dlatego Twoją najlepszą strategią będzie ta, którą samodzielnie wypracujesz na podstawie analizy podejmowanych działań.
